下属做得不好你该怎么说?

总裁办来了一个新助理露露,名校中文系毕业,能力强,悟性高,文笔好,长的又漂亮,难免有点傲气和自负。一天,露露送来了她起草的一

总裁办来了一个新助理露露,名校中文系毕业,能力强,悟性高,文笔好,长的又漂亮,难免有点傲气和自负。一天,露露送来了她起草的一个重要项目工作总结,老总看过后将她叫进办公室说:“这份总结整体上很好,语言流畅,思路清晰,结构也很合理,有几个点写得准确也很有见地。看样子你是下了功夫的,可以看出你的文笔功底不错!”露露听了很高兴,有点洋洋得意。


接着,老总话锋一转说:“这份项目总结是要上董事会的,要经过全体董事会成员开会通过的,所以很重要。为了慎重起见,我觉得这份总结在深度上还应该下下功夫,有的地方分析的不太透彻,而且也缺乏定量分析,有点浅,还有的地方有点儿言过其实,这些我已经做了标记。可能是你来的时间不长,没有充分调查分析造成的。所以你再深入一下基层,了解一下项目实施的有关部门,再完善一下。”听了老总这番刚柔相济的话,露露深深地点头,乖乖地回去修改了。


老总如果直言责备,虽然可以让助理改正错误,但她心中会产生沮丧的消极情绪,难免有一些抵触,于是老总绕了一个圈,先点出总结中的亮点,肯定工作成绩和他的文笔功底,让她高兴,再指出她的不足,这样对方就能比较愉快地接受并改正了。


当员工的工作表现并不如期望的那样好时,管理者们往往觉得很难对其做出反馈。负面反馈带有批评的味道但又不同于批评,带有不满意的表示但又不是责备。负面反馈是向员工指出工作中的问题,并一起讨论问题的原因,找到解决问题的途径和方法。


对下属进行比较负面的绩效反馈,是每一个管理者面临的比较棘手的问题,特别是对于一些性格比较平和的管理者更是如此,他们常常因此而辗转反侧,严重者甚至造成失眠,有的已经患上了负面反馈恐惧症。


事实上,负面的反馈即使是再委婉的表达也改变不了负面的事实,总是让人天生抵触、反感、抗拒,碰上性格暴躁的下属,加上管理者语言能力的欠缺,有可能产生收拾不了的尴尬结局。但是,如果对下属的过失、问题睁一只眼闭一只眼,姑息迁就,迟迟不予反馈,总想着让下属今后自动改正,有的用暗示的方法企图让下属有所改变,但令人遗憾的结果是下属还是一如既往。原因很简单,一个不合格的员工并不知道自己的不足之处,他们又如何能改进呢?


为了让员工在心甘情愿的心态下,自觉改正工作中存在的问题,管理者在负面反馈过程中只要把握好一个原则即可:注重对工作的改善,而不是盯住员工的缺点。管理者如果用询问而不是责问,倾听而不是打断,探讨而不是命令,反馈的过程集中在如何解决问题,而不是算旧账,发泄情绪,这样的效果可能会更好。


比如,用下面的一些语气进行反馈:


(1)这个工作中存在的根本问题是什么?请具体谈一下。


(2)这个问题给你本人的工作、部门工作、公司的工作造成了哪些影响?


(3)造成这个问题的深层次原因是什么?当下属回答一个原因的时候,追问一个为什么,一般五个为什么就可以找到根本性原因。


(4)你打算采取什么措施来改进这个工作,请谈一下具体的工作思路、方法、步骤,什么时间完成?


(5)针对这些问题,你需要我提供哪些支持和帮助?


所谓汉堡原理(Hamburger Approach),是指在进行绩效面谈的时候按照以下步骤进行:


  ① 先表扬特定的成就,给予真心的鼓励;


  ② 然后提出需要改进的“特定”的行为表现;


  ③ 最后以肯定和支持结束。


  汉堡原理的作用在于提醒管理者,绩效面谈的作用在于帮助员工改善绩效,而不是抓住员工的错误和不足不放,因此,表扬优点,指出不足,然后肯定和鼓励,才是最佳的面谈路线,值得学习。


例如,《西游记》中佛祖与孙悟空有过这样的对话:


“你这泼猴,一路以来不辞艰辛保护师傅西天取经。”(表扬、肯定、认可)


“这次何故弃师独回花果山,背弃自己的承诺?”(指出问题,批评)


“去吧,我相信你定能发扬光大,保护师傅取得真经。”(表示信任,提出要求,鼓励做好)


这三句话褒中有贬,既肯定了孙悟空以前保护唐僧的辛苦和贡献,又批评了他这次的抛下师傅的不良行为,最后给予了鼓励和期望,恰到好处地让孙悟空认识到自己的错误,并一如既往地护送唐僧西天取经。如果佛祖一味的指责孙悟空不服从领导、违背诺言、自我主义,肯定会引起孙悟空的反弹,达不到预期的目的。特别是像孙悟空这样的有能力又有脾气的下属,管理者在指出错误、提出问题的过程中需要注意技巧与方法


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