301医院:门诊药房信息化让取药只需6-7分钟

时间6-7分钟;自动发药机的应用减少了59.64%的药品人工调配量,调配药师工作量降低了48.33%。

       2014年10月底,解放军总医院(301医院)新门诊大楼落成正式投入使用,为满足日渐增多的门诊量和处方量需求,医院在计划扩大门诊药房面积、增开发药窗口数量、整合门诊药房的同时,引进了更大型的自动发药机设备和智能药架,改进了叫号及窗口屏幕显示系统,期望通过信息化技术手段最大限度提升门诊药房的工作效率、缩短患者取药时间。

 
       从2014年3月中旬开始,301医院多部门开始就门诊药房信息化项目进行方案论证,6月底完成系统详细设计,7月中旬确定技术接口方案,10月中旬完成系统及接口研发,10月26日顺利开诊发药。项目实施后患者实现了坐等取药,平均取药时间6-7分钟;叫号发药模式降低了发药窗口药师的压力;自动发药机的应用减少了59.64%的药品人工调配量,调配药师工作量降低了48.33%。项目实施达到了预期效果。
 

301医院:门诊药房信息化让取药只需6-7分钟
 
       项目建设过程
 
       整个项目的实施大致分为以下四个阶段:确定发药业务模式,多方协商制定统一接口方案,系统研发及联合测试以及运行监测及持续改进。
 
       发药业务模式
 
       有两种待选的业务模式:缴费预摆药模式和报到预摆药模式。两种模式各有优缺点。医院根据业务目标(缴费预摆药模式无法完全避免患者取药排队问题)、资源配置(门诊药房工作人员总数未变,虽然通过部署自动发药机可以节省部分调配人员补充到发药窗口或补药岗,但人员数量相对来说仍然不足)、药房压力(采用缴费预摆药模式,单个窗口缓冲区容量下限应该为(170+10)/14≈13,说明单窗口应至少配备13个药篮位;但窗口受空间限制实际仅配有9个药篮位,因此该模式无法满足高峰期压力)、以及自动发药机性能(经测算三个月的历史处方,发药机的直发率不低于40%。发药机出药速度能够满足高峰期处方合计盒(瓶)数量要求,每日补药量基本满足日均发药量)等综合因素的考虑,选择了患者报到→药品调配→叫号发药的报到预摆药业务模式。
 
       多方协商制定统一接口方案
 
       考虑到通信的实时性,HIS系统与报到机之间采取UDP接口方式传输叫号信息和屏显信息。考虑到数据的安全性,HIS系统与自动发药机系统、自助报到机系统、传送带系统之间采用Web Service接口方式。各系统间的关系如图1所示。通过对业务流程和接口技术方案两个关键点进行统一设计,并集中发布管理。
 
图1 门诊药房信息化多系统集成框架图
 
       系统研发及联合测试
 
       7月16日技术接口方案V1.1版发布后,各方开始严格按照方案要求进行软件和接口程序的研发。研发过程中对于出现的技术问题随时讨论,必要时更新技术接口方案并发布给各参建方。9月29日开始接口测试,10月16日完成。10月20日所有软硬件系统都在真实环境部署完毕,同时开始为期5天的联调测试。测试方包括药房药师、计算机室工程师、自动发药机厂商技术人员、叫号系统技术人员、传送带系统技术人员等。
 
       运行监测及持续改进
 
       项目上线以来,项目组每天监测系统运行数据以观测运行状态,监测指标包括:患者平均取药时间;窗口平均出药时间;窗口发药平均用时;患者取药时间分布(以5分钟作为时间间隔);处方直发比;药品盒(瓶)数直发比。
 
       根据观测结果,项目组对各系统进行了持续性改进,包括调整自助报到机人机交互界面、调整窗口大屏显示信息格式、等候大厅增配过号信息显示大屏幕、为窗口药师提供发药任务状态信息等。通过上述措施,解决了由于信息缺失或不对称导致的患者候药时间延长问题。通过调整药品入机品规和数量,将药品直发比由23%提升至47%,有效缓解了人工调配压力。
 
       项目实施效果
 
       2014年10月26日,新门诊大楼正式投入启用。26日至28日三天义诊期间日均门诊量近1.7万人次,为保障药房业务流程顺畅,义诊期间采取混合模式进行发药,即一半窗口使用报到机和自动发药机系统进行叫号发药,另一半仍然排队交方取药。系统磨合至11月5日趋于稳定,全部窗口改为叫号发药。
 
       目前系统稳定运行,实现了患者坐等取药,全天平均取药时间6-7分钟。项目实施前后药房压力数据对比如表1所示,日均发药盒(瓶)数增加了4.91%,说明药房压力有明显增大。在药房人员数量不变的情况下,由于使用了自动发药机,人工调配药品数量从原来的4.5万盒(瓶)下降至2.3万盒(瓶),人工调配量下降了48.33%。药房工作人员普遍反映,新系统运行以来,由于发药窗口药师采取了叫号发药的主动发药模式,大大缓解了由于患者排队带来的窗口压力,患者也因为坐等取药减少了排队的焦虑感。达到了预期效果。
 
表1 药房信息化项目实施前后压力数据对比
 
       主要难点及解决方法
 
       难点一:多厂商多系统集成
 
       作为医院方主导的项目组并不是与多家参建方分别制定接口方案,而是多方联合统一制定方案。这种方式比较耗时,协调工作也较多,但事实证明这是本项目顺利实施的保障前提。
 
       难点二:发药业务模式的选择
 
       在选择发药模式阶段,需根据环境、政策、资源配置、药房压力等多种客观因素综合考虑。同时,对历史数据进行提取分析也是必不可少的技术手段。本项目通过大量的数据分析及软件模拟,利用数据分析结果最终选择了适合院情的发药业务模式。
 
       难点三:项目实施效果评价
 
       我们认为门诊药房信息化项目应从两方面评价其实施效果:一是提高药房工作效率、降低劳动强度方面;二是缩短患者取药时间、提高患者满意率方面。目前项目组正在积极探索可量化的评价指标制定及评价方法。
 
       经验及体会
 
       选择最适合的发药业务模式
  
       各医院受门诊规模、药房环境、高峰期压力等客观因素限制,实际情况不同,应根据自身情况选择合适的发药业务模式,做到因地制宜,不能盲目照搬。
 
       充分利用数据做出科学决策
 
       项目实施过程中大量决策都要依靠数据说话,如业务模式的选择、发药机入机品规目录的确定、发药窗口数量的最优配置、窗口缓存架容量的大小设置等。相反,如果仅依靠经验,有可能造成资源浪费或重复劳动,项目也不可能在短时间内顺利上线。
 
       针对关键环节制定应急预案
 
       多系统集成项目中间环节多,任何环节出问题都有可能导致整个流程不畅,在门诊药房信息化项目上体现为延长患者取药时间。因此,项目组在流程设计阶段尽可能考虑各关键环节可能出现的故障,并制定了相应的应急预案。在发生断电、设备故障、网络故障时能迅速切换至应急模式。
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